Kurum içi iletişim; kurumların kuruluş amacına yönelik her türlü iletişimin kurulmasını, çalışanlar arasındaki kişisel iletişimi ve veri aktarımını sağlayan, yapılacak faaliyetlerin sağlıklı bir biçimde yürütülmesini amaçlayan bir süreçtir. Bir yandan da kurumun en önemli unsurlarından birisidir.
Kurumsal iletişimde resmi, gayri resmi, ast-üst iletişimi ve kurum dışı iletişim önemli bir yer tutmaktadır. İletişimde özellikle kurumun kimliği ve imajı, personelin eğitim durumu, hitap edilen kitle ve kurumun itibarı önemli bir yere sahiptir.Peki genel olarak ceza infaz kurumlarındaki kurumsal iletişimde ne durumdayız?
Çalıştığımız kurumlar resmi statüye sahip olduğundan genel olarak kurum içi iletişimde de resmi yön ağır basmaktadır. Tabi ki burada resmi yazışmalardaki kurumsal ve hukuki dilden bahsetmeyeceğiz. Kurum içi iletişimden asıl kasıt, personelin kendi arasındaki ve h/t’lar ile iletişimidir.
18 yaşında meslek hayatına başladım ve yaklaşık 10 yıl kadarda farklı ceza infaz kurumlarında görev yaptım. Hepimiz gibi birçok farklı ortamda bulundum. İstemeyerekte olsa şunu söylemek zorundayım ki; ceza infaz kurumlarında yaşanan iletişim sıkıntılarının bir çoğunu diğer kamu kurumlarında yaşamadım.
Böyle bir yazı yazmayı seçmemin asıl nedeni, kurumsal iletişimimizde yaşanan bir çok sıkıntıyı irdelemek ve bu konu hakkında “farkındalık” oluşturmaktır. Birbirimize hitabımızdan tutun da, h/t’lar ile iletişimimizin bile çoğu noktasında bir çok yanlış olduğunun hepimiz farkındayız. Peki bunları nasıl düzeltebiliriz?
1-Burada ilk olarak kendimizden yola çıkmamız ve öncelikle kendimize olan saygımızı daha sonra çevremizdeki insanlara karşı olan saygımızı ve hitabımızı düzeltmeye başlamalıyız.
2-Özellikle personel arasında yaşanan kaba konuşmalara şahit olmaktayız. Hatta bazen abartılı durumlar dahi yaşanmaktadır.Böyle bir durumla karşılaşmamak için kurum içinde seviyeli ilişkiler her zaman daha iyi olacaktır.
3-Emir kipi yerine rica ile konuşmak zor olmasa gerek. Amirin emir verme işlevi dışındaki hallerde birbirimize hitap ederken “Rica etsem yardımcı olabilir misin? Yapabilir misin?” tarzında konuşmak hem daha etkili bir dildir, hem de karşınızdaki insanı incitmezsiniz.
4-Özellikle h/t arasındaki ilişkilerimizde etkili,kesin,net bir dil ve ikna kabiliyeti yüksek bir iletişim sağlamak daha verimli olacaktır.Çünkü kaba tavırlar kolayca halledilebilecek mevzuları bile çok daha zor halledilebilir hale getirebilir.
5-Kurum içi iletişimde sağlıklı bilgi alma ve yayma işlevinin çok önemli bir rolü vardır. Kaliteli bilgi transferi bir yandan kaliteli dönüt yapılmasını sağlarken, bir yandan da belirsizliklerin azalmasına yardımcı olacaktır. Bunun için olayları iyi algılamak ve doğru anlatmak en önemli koşuldur.
6-Kaliteli iletişim sayesinde kurumda çalışan personel arasındaki farklılıklar, yanlış anlamalar, kıskançlıklar, endişeler ve çatışmalar da çözümlenmiş olacaktır.
7-Yöneticiler ve personel arasındaki kuvvetli ve saygılı bir iletişim; personelin özgüvenini ve motivasyonunu artırırken bir yandan da yöneticilerin çalışanlarına daha kibar olması,çalışanların ise yöneticilere daha saygılı olması çok daha iyi olacaktır.
8-Yöneticiler tarafından personelin düşüncelerine önem verilmeli, sıkıntıları dinlenmeli ve halledebilinecek bir durum varsa personele yardım edilmelidir. Bu durum personelin kuruma aidiyetini artırırken, kurum içi dayanışmayı da sağlayacaktır.
9-Birbirimize “Bey veya Hanım” diye hitap etmek kurumun imajı için önemli bir ölçüttür. Hem personel arasındaki iletişimin seviyeli olmasını sağlar, hem de kurum dışındaki kişilere karşı olumlu bir imaj yaratacaktır.
10-Özellikle h/t ile ilişkilerimizde kesinlikle kendinize “Abla,abi,kardeş”vb.ifadeler kullandırmayınız. Sizde h/t’lara genellikle isimleriyle hitap ediniz. Her zaman aradaki mesafeyi korumak çok daha iyidir.
Daha bir çok etkeni sıralamak tabi ki de mümkün fakat en önemli olanları bunlar diye düşünüyorum. Bu faktörlere uyarsak inanın olumlu yönde bir çok şeyi değiştirebiliriz. Sağlıcakla kalın :)